Meishi – danh thiếp và nghi thức trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản

Nếu bạn làm ăn hay đi học tại Nhật Bản, câu chuyện dài về nghi thức trao đổi meishi – danh thiếp – tại Nhật Bản đáng để bạn đọc qua, dù bài viết khá dài.

Danh thiếp và vụ giết người hàng loạt

Đó là một buổi chiều đầu năm, ngày 26/01/1948, tại chi nhánh Teikoku Ginko (Ngân hàng Hoàng gia) thuộc quận Shiinamachi, Tokyo, một người đàn ông bước vô, tự nhận mình là nhân viên y tế công cộng và nói với 16 người đang hiện diện, dịch bệnh lỵ đang bùng phát tại khu phố.

Để chứng minh mình là nhân viên dịch tễ học, hắn ta trao cho nhân viên ngân hàng tấm danh thiếp và yêu cầu mọi người có mặt uống vài giọt chất lỏng mà theo hắn ta là thuốc chống bệnh lỵ. Tuy nhiên, thật ra đó là chất độc.

12 trong số 16 người đã chết và gã đàn ông trốn đi cùng với tiền mặt và chi phiếu trị giá 160.000 Yên.

Đây được xem là một trong những trường hợp giết người hàng loạt tại Nhật Bản thời hậu chiến. Gã đàn ông đó là hoạ sỹ Sadamichi Hirasawa bị kết án tử.

Cảnh sát Tokyo bắt được Hirasawa nhờ vào các chi tiết có trên tấm danh thiếp hắn ta trao cho nhân viên ngân hàng. Trước đó, sở cảnh sát ghi nhận có hai vụ cướp ngân hàng tương tự, sử dụng chất độc. Trong cả hai trường hợp, tên sát nhân đều để lại tấm danh thiếp.

Theo sở cảnh sát, một trong hai vụ việc thủ phạm đã dùng tấm danh thiếp với tên “Shigeru Matsui”, nhân viên bộ y tế. Chủ nhân tấm danh thiếp khai báo với cảnh sát ông đã đưa tấm danh thiếp này cho Hirasawa cũng trong chiều ngày 26/01/1948.

Còn nhiều bí ẩn của vụ án chưa được giải thích kể cả chất độc mà thủ phạm dùng gây án cũng như liệu Hirasawa có bị kết án oan hay không.

Tuy nhiên, qua câu chuyện này cho thấy tấm giấy có kích thước cỡ 5½ cm x 9 cm, tiếng Nhật là Meishi có tầm quan trọng ra sao tại Nhật Bản.

Vài nét lịch sử về Meishi

Meishi – danh thiếp – là vật không thể thiếu đối với người Nhật, từ quản lý ngân hàng, tài xế taxi cho tới giáo viên, thậm chí cả băng đảng xã hội.

Theo Song Ki-dong, tổng giám đốc công ty in ấn Printomo, giá trị thị trường danh thiếp tại Nhật ước tính khoảng 420 tỷ Yên trong năm 2011. Theo ông, “có khoảng 70 triệu doanh nhân tại Nhật và hầu hết đều đặt in danh thiếp ít nhất ba lần trong một năm”.

Vậy danh thiếp xuất hiện ở Nhật khi nào và tại sao nó có vai trò quan trọng trong việc giao dịch kinh doanh tại Nhật?

Theo ông Takashi Nakano, tổng giám đốc Hiệp hội Danh thiếp Nhật Bản, có nhiều lý thuyết về nguồn gốc meishi xuất hiện tại Nhật.

Ông nói: “Danh thiếp tại Nhật trước tiên là bằng chứng của chuyến viếng thăm”, nghĩa là sự biết mặt và trao đổi giữa hai bên.

Về mặt từ nguyên, Meishi kết hợp từ hai từ tiếng Hán, “mei”, nghĩa là tên và “shi”, có nghĩa là “chọc”. Có sự nhầm lẫn theo kanji động từ “shi” – chọc – cũng có thể đọc thành “tờ giấy”. Điều này giải thích tại sao meishi được dịch thành danh thiếp.

Ông Nakano cho biết, tại Trung Quốc thế kỷ 15, việc sử dụng những tấm giấy nhỏ làm từ tre có ghi tên khá phổ biến. Những tấm giấy này được đặt tại cửa sổ hoặc tại cánh cửa để làm bắng chứng đã ghé thăm cũng như lưu ý rằng sẽ quay trở lại.

Nhiều người cho rằng tiền thân của meishi được ghi nhận sử dụng trong kinh doanh và giao dịch xã hội vào thế kỷ 19, có lẽ trong thời Minh Trị (Meiji), giai đoạn Nhật mở cửa thông thương với Tây phương và ưa chuộng các hình thức Tây phương.

Cũng có người cho rằng đoàn đại sứ đề đốc Matthew C. Perry đã mang tấm danh thiếp khi ghé vịnh Tokyo năm 1853. Ông Nakano giải thích: “Những người đi trên tàu cùng với đề đốc Perry đã trình một vật giống như danh thiếp. Phía Nhật đã sao chép và gọi là meishi”. Tuy nhiên, sự xuất hiện bất ngờ của đoàn tàu, khó có khả năng hai gạt qua những nghi ngờ để trao cho nhau danh thiếp theo nghi thức chính thức còn được gọi là meishi kõkan.

Ông Nakano thêm rằng meishi kõkan có lẽ vay mượn từ nghi thức Shinto. Ông mô tả sự tương đồng giữa việc trao đổi danh thiếp với các nghi thức Shintosm – đó cúi chào và vỗ tay trước bàn thờ Shinto tại gia đình cũng như tại doanh nghiệp.

Nâng lên tầm nghi thức trao đổi danh thiếp

Có chứng kiến việc trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản mới thấy sự cầu kỳ của người Nhật trong việc nâng hình thức trao đổi thành nghi thức ra sao. Qua danh thiếp họ biết được tình trạng và thâm niêm cũng như cấp bậc của người trao danh thiếp.

“Việc gặp gỡ ai đó tại Nhật cũng giống như một nghi lễ,” ông Keizo Yamada, tổng giám đốc chương trình Kansai thuộc Phòng Thương mại Hoa Kỳ tại Nhật Bản, giải thích. “Có rất nhiều quy tắc nếu bạn không nhớ để trao meishi đúng chuẩn mực, người khác sẽ nhận ra đấy”.

Nhiều công ty thậm chí còn mở lớp học trao danh thiếp cho nhân viên để tránh những sai sót có thể xảy ra. Các nhân viên cao cấp cũng có nhiệm vụ huấn luyện nhân viên mới các trao đổi danh thiếp đúng quy tắc.

Mặc dù các doanh nhân nước ngoài không phải hiểu hết các quy tắc phức tạp này nhưng ít là họ phải nắm vài quy tắc cơ bản, ông Yamada khuyên.

Pernille Rudlin, đại Tham vấn Liên Văn Hóa Nhật Bản tại châu ÂU, châu Phi và Trung Đông đồng ý về điều này. “Không hay chút nào nếu bạn đi đến văn phòng người Nhật và đặt danh thiếp lên bàn làm việc của họ,” Rudlin nói thêm. Theo ông, cách thức trao đổi danh thiếp là chính thức và được xã hội chấp nhận, đặt mọi người ở cùng địa vị như nhau.

“Meishi là giao thức lễ nghi để tiếp cận người khác. Đó là thủ tục tiêu chuẩn”, Rudlin giải thích, “Ai cũng biết các quy tắc này vì thế bạn cũng nên nắm rõ”.

Dễ hiểu hơn, Rudlin so sánh với quy tắc viết thư điện tử bằng tiếng Nhật. Thư từ cũng chứa đựng phong cách riêng của người gửi. Nó là cầu nối với người nhận.

Bối cảnh trao danh thiếp

Takayoshi Kasuga, giám đốc sáng tạo công ty thiết kế Mill có trụ sở tại Osaka, giải thích, các chi tiết nhỏ trên danh thiếp không chỉ là nghi lễ phức tạp mà nó là khởi sự cho cuộc trò chuyện.

“Trao danh tiếp giống như bạn phá băng vậy,” Kasuga nói. “Nếu bạn gặp một người và bạn không thể nhận ra ngay tên họ gồm các Hán tự, bạn sẽ phải hỏi họ.”

Theo Rudlin, cô trao danh thiếp cho khách hàng Nhật Bản để giải thích tên của cô. “Nếu tôi chỉ nói tên tôi là gì, bạn sẽ thấy mặt họ hoảng lên vì tên tôi có quá nhiều ký tự L và R. Họ sẽ nghĩ gì? Tôi là cây kem vanila ư?”

Danh thiếp đem lại nhiều thông tin hơn. Nó giúp tạo ấn tượng với người đang nói chuyện trực tiếp với bạn. Nhờ có danh thiếp, khách hàng Nhật bản sẽ nhớ tên cô.

Tất cả những người có tên trong bài báo này đều đồng ý rằng, danh thiếp chính là bạn.

Tuy nhiên, công nghệ đang giảm thiểu danh thiếp xuống còn vai trò phụ trợ.

Về nguyên tắc, trao đổi danh thiếp được hiểu là sự trao đổi trực tiếp, là cuộc trao đổi mặt đối mặt giữa hai người xa lạ;

Nhưng với công nghệ tiến bộ như mã QR, công nghệ giao tiếp gần đã giúp các thiết bị di động chia sẻ thông tin nhanh chóng. Tuy vậy, nó khó có khả năng đem lại ấn tượng ban đầu như danh thiếp.

“Một tấm danh được thiết kế chỉn chu vẫn có tác động to lớn,” Alberto Castellazzi, giáo sư ngành điện năng lượng thuộc Đại học Nottingham, người thường đến Nhật Bản, cho biết. Theo Alberto, giao tiếp mặt đối mặt cung cấp không chỉ thông tin mà còn là bối cảnh giúp dễ ghi nhớ các chi tiết buổi họp hay đặc tính con người”.

Ông nhớ tới một sự kiện được tổ chức tại Cộng hòa Czech mà ông từng tham dự. Tại đây các nhà tổ chức trao cho tham dự viên một thiết bị giúp trao đổi thông tin theo kiểu danh thiếp thông qua điện thoại thông minh. Thế nhưng, ông nói, các tham dự viên vẫn trao đổi danh thiếp cho nhau.

Nakano còn thêm: “It´ người nhận ra rằng, danh thiếp còn là công cụ xúc tiến kinh doanh”. Nakano đã viết hẳn một cuốn sách đề cao quyền lực của tấm danh thiếp. Ông so sánh với các tài liệu xúc tiến kinh doanh khác như thư điện tử, tập quảng bá mà người ta thường bỏ qua hoặc vứt xó – một tấm danh thiếp bao giờ cũng dễ nhớ hơn.

Ông nói, rất nhiều lần ông nhận được cuộc gọi từ khách hàng mà ông trao danh thiếp cho họ cách đây nhiều năm.

Lưu giữ danh thiếp

Tại Nhật, trao đổi danh thiếp có vai trò quan trọng trong giao tiếp xã hội.

Ông Yamada thu thập khoảng gần 200 danh thiếp mỗi tháng. Vì thế không lạ gì khi ông sử dụng khoảng 1000 danh thiếp mỗi năm. Theo ông, cũng không dễ gì sắp xếp danh thiệp cách khoa học theo cách thủ công. Chính vì thế ông sử dụng ứng dụng Card Cam để lưu trữ dữ liệu meishi. Trong khi đó Nakano lại chọn ứng dụng Eight.

Ngày nay với sự tiến bộ công nghệ, các hệ thống quản lý dữ liệu meishi nằm trong tầm tay. Trong số đó, có những ứng dụng được phát hành miễn phí.

Theo dữ liệu khảo sát của công ty ngiên cứu thị trường Seed Planning, giá trị thị trường lưu trữ và quản lý dữ liệu meishi đạt khoảng 5,8 tỷ Yên trong năm 2018.

Một điều cần lưu ý, kích thước danh thiếp tại Nhật khác với kích thước danh thiếp châu Âu.

Về nguyên tắc thông tin trên danh thiếp có nhiều điểm tương đồng chung trên thế giới, bao gồm tên, chức danh, thông tin về công ty.

Còn lại là sự sáng tạo vô tận tùy thuộc vào mỗi người và mỗi công ty.

Quy chuẩn trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản

Tại Nhật, trao đổi danh thiếp được nâng lên tầm mức nghi thức quan trọng.

Hai bên đều cố gắng qua tấm danh thiếp thu thập nhiều thông tin về người trao đổi danh thiếp càng nhiều càng tốt.

Takashi Nakano cho rằng trao đổi danh thiếp đem lại cơ hội tốt để gây ấn tượng với đối tác.

Nakano liệt kê những quy tắc cơ bản trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản như sau:

1. Trao danh thiếp bằng hai tay
2. Nhận danh thiếp cũng bằng hai tay
3. Khi trao danh thiếp cần quay danh thiếp theo chiều thuận mắt người nhận để đảm đảm người nhận đọc nhanh được thông tin trên danh thiếp
4. Nếu người nhận danh thiếp có tuổi tác hay địa vị cao hơn, bạn nên là người trao danh thiếp trước.
5. Nếu người nhận danh thiếp có tuổi tác hay địa vị cao hơn, bạn nên cúi người khi trao danh thiếp
6. Khi nhận danh thiếp, bạn nên đọc nhanh qua thông tin có trên danh thiếp và, hoặc đặt danh thiếp ngay trên hộc giữ danh thiếp hoặc nếu đang đứng, cất danh thiếp trong ví giữ danh thiếp và cầm bằng tay trái cho đến khi người trao danh thiếp ra về.

Nakano còn thêm, “Bạn cần đọc cẩn thận thông tin có trên tấm danh thiếp, và nếu có thể, bạn có thể đặt câu hỏi về thông tin trên tấm danh thiếp để chứng tỏ bạn quan tâm đến đối tượng cuộc đối thoại – đừng luôn nói về bản thân trong suốt cuộc đối thoại”.

Dịch từ Japan Times. Tác giả: J.J. O’donoghue.

Hoàng Nguyễn lược dịch